Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin visa du học Nhật Bản năm 2022

Thủ tục xin visa du học Nhật Bản luôn là một trong những khó khăn hàng đầu của du học sinh, bởi Nhật là đất nước có quy trình rất khắt khe và nghiêm ngặt. VTI Education sẽ hướng dẫn bạn chi tiết thủ tục, làm sao để chúng ta có thể xin visa thành công ngay từ lần đầu, tránh đi lại nhiều lần, hoặc phải xin lại gây tốn kém chi phí và thời gian, ảnh hưởng đến tổng chi phí du học Nhật Bản của bạn.

Các bước để xin visa du học Nhật Bản như sau:

Visa du học Nhật Bản là thị thực nhập cảnh được cấp cho các du học sinh quốc tế nói chung, muốn nhập cảnh vào Nhật Bản để nghiên cứu và học tập tại các cơ sở đào tạo của Nhật Bản như là các trường Nhật ngữ, trường Senmon, trường cao đẳng và Đại học của Nhật Bản.

Quy trình xin visa để đi du học Nhật Bản sẽ có 2 giai đoạn chính:

• Giai đoạn 1: Xin cấp tư cách lưu trú tại Nhật COE
• Giai đoạn 2: Tiến hành xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam

Để tránh thiếu sót trong quá trình xin visa du học phức tạp, VTI Education chủ động lo 100% hồ sơ và thủ tục du học Nhật Bản cho các bạn sinh viên của Chương trình đào tạo liên kết Việt Nam - Nhật Bản. Tất cả sinh viên VTI Education được hỗ trợ từ Học viện Máy tính Kyoto (KCG) và VTI Japan, nên hoàn toàn không cần lo lắng về các thủ tục xin visa này!

Tìm hiểu: Chương trình du học liên kết Việt Nam - Nhật Bản của VTI Education

Hướng dẫn chi tiết quy trình xin COE

Trước khi đi du học Nhật Bản, du học sinh cần phải có tư cách lưu trú tại đất nước này. COE là Certificate of Eligibility - giấy xác nhận do Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp cho người nước ngoài muốn lưu trú tại Nhật trên 90 ngày. Nếu Visa là giấy tờ bắt buộc để nhập cảnh vào Nhật Bản, thì COE là giấy tờ bắt buộc để xin được Visa.

Chuẩn bị hồ sơ xin COE

Hồ sơ COE thường bao gồm:

• Học bạ cấp 3, Bằng cấp 3 hoặc  giấy tốt nghiệp tạm thời: Gốc + công chứng
• Bằng + bảng điểm Trung cấp, Cao đẳng/ Đại học: Gốc + công chứng (nếu có)
• Hồ sơ chứng minh tài chính, thu nhập, tài sản.
• Sơ yếu lý lịch, giấy tờ tùy thân ( hộ khẩu, CMND, giấy khai sinh) công chứng.
• Bản scan hộ chiếu.
• Tóm tắt khả năng kinh nghiệm làm việc (nếu có)
• Lập bảng nguyện vọng du học và kế hoạch học tập
• Ảnh thẻ cỡ 4×3 được chụp trong 3 tháng gần nhất.
• Các giấy tờ liên quan và bản dịch sang tiếng Nhật theo chỉ định của bên công ty du học

Lưu ý:

• Hồ sơ học tập của học viên cần được xác thực bởi Trung tâm công nhận văn bằng VN-NARIC
• Trên đây là bộ hồ sơ thường thấy khi xin COE; tuy nhiên, danh mục các giấy tờ để xin COE đầy đủ sẽ được trường bên Nhật cung cấp đầy đủ khi du học sinh đậu phỏng vấn của trường.
• Sau khi hoàn thiện hồ sơ xin COE, hồ sơ sẽ được gửi sang trường bên Nhật để xét duyệt và trình lên Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản. Trải qua quá trình thẩm tra, hồ sơ đạt yêu cầu mới được Cục xuất nhập cảnh cấp giấy COE.

(H3) Thời gian có tư cách lưu trú COE mất bao lâu?

Thời gian xin tư cách lưu trú của du học sinh sẽ là từ 3 tháng trở lên tính từ khi nộp hồ sơ lên Cục xuất nhập cảnh. Sau khi có Giấy chứng nhận cư trú các bạn sẽ bắt đầu tiến hành việc xin visa đi Nhật.

(H2) Hướng dẫn thủ tục xin visa du học Nhật Bản

Sau khi có COE, du học sinh tiến hành xin visa từ Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. 

Các bước thủ tục xin visa du học Nhật Bản như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ xin visa du học Nhật Bản
• Nộp hồ sơ xin visa
• Phỏng vấn xin visa
• Đợi nhận kết quả xin visa du học Nhật

Hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

Chuẩn bị một bộ hồ sơ “đẹp” là rất quan trọng quyết định thành bại khi xin visa. Bên cạnh đầy đủ giấy tờ, hồ sơ xin visa cần đảm bảo sự uy tín và chính xác. Đặc biệt là các giấy tờ chứng minh tài chính luôn yêu cầu cao về tính tin cậy.

Một bộ hồ sơ xin visa du học Nhật gồm:

• Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng trên 6 tháng.
• Tờ khai xin visa theo mẫu: tờ khai này bạn có thể lên trang web Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam tải về và bạn phải điền đầy đủ phần thông tin không được để trống bất cứ mục nào. (Bạn có thể tải xuống tại đây) hoặc các bạn vào trang web của Đại sứ quán Nhật Bản để tìm hiểu thông tin.
• Bằng tốt nghiệp THPT, cao đẳng, đại học
• Bảng điểm tốt nghiệp THPT, cao đẳng, đại học hoặc trung cấp
• Chứng minh thư nhân dân bản sao chứng thực
• Sổ hộ khẩu bản sao chứng thực
• Ảnh chụp trong vòng 6 tháng trở lại: 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm (ảnh phải là ảnh nền trắng và chụp áo sơ mi có cổ).
• Giấy chứng nhận năng lực tiếng Nhật (JLPT hoặc NAT-TEST) - bản photo
• Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú tại Nhật COE (bản gốc và bản photo)
• Giấy tờ về người bảo lãnh nếu có
• Đơn cam kết bảo trợ tài chính
• Chứng minh thư nhân dân của người bảo lãnh
• Giấy báo nhập học (bản photo, chú ý nên cầm theo bản gốc có dấu của nhà trường để đối chiếu khi cần).

Lưu ý: 

• Tất cả các giấy tờ phải được điền đầy đủ.
• Tùy vào từng trường hợp, có thể Đại sứ quán sẽ đề nghị bổ sung thêm các giấy tờ khác hoặc sẽ yêu cầu phải phỏng vấn. Nếu như Đại sứ quán đề xuất nhưng bạn không bổ sung hồ sơ hoặc không đi phỏng vấn, như vậy hồ sơ của bạn sẽ bị ngừng xét duyệt. Có những trường hợp sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn vài tuần, bạn hãy thu xếp thời gian hợp lý để trình nộp hồ sơ xin visa.
• Nếu như giấy tờ cần trả lại bản gốc nhất thiết phải trình nộp thêm 1 bản photocopy. Trừ các hồ sơ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.

Hướng dẫn điền tờ khai visa

Trong bộ hồ sơ xin visa du học Nhật, thì tờ đơn xin cấp visa là giấy tờ quan trọng, và nó ảnh hưởng khá là nhiều tới việc bạn có thành công xin visa hay không. Bạn cần điền thật đầy đủ và chính xác thông tin, không được bỏ trống mục nào để giảm thiểu các hậu quả đáng tiếc không nên có. Sau khi điền hết thông tin thì các bạn in ra ký tên ghi tháng ngày vào là xong.

Một số lưu ý khi các bạn điền tờ khai xin cấp visa du học Nhật:

• Dán hình ở góc phải trên cùng của đơn, và bạn tuyệt đối không được dùng ghim bấm. (Ảnh rõ nét nhận dạng và được chụp trong vòng 3 tháng)
• Đối với tờ khai thì bạn nên đánh máy hoặc viết tay bằng chữ in hoa.
• Những thông tin điền trong tờ khai thì cần phải viết bằng tiếng Anh.
• Số CMND/ CCCD điền ở tờ khai phải trùng khớp với số CMND/CCCD trên hộ chiếu của mình. Các thông tin về lưu trú như địa chỉ, số điện thoại,… bạn phải viết thật chi tiết, đầy đủ, không được bỏ sót mục nào và phải thật chính xác. 
• Số điện thoại bạn nên ghi mã vùng

Thủ tục nộp hồ sơ xin cấp visa du học Nhật Bản

Sau khi bạn đã hoàn tất giấy tờ xin cấp visa của mình, tùy vào vị trí địa lý thì bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp ở 1 trong hai địa chỉ sau:

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội (phụ trách các tỉnh Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc).

Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội.

Điện thoại: 84-4-3846-3000.

• Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP HCM (phụ trách khu vực miền Nam từ các tỉnh Đắc Lắc, Phú Yên trở vào).

Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 08 – 3933-3510.

Các lưu ý khi nộp hồ sơ xin du học Nhật Bản

Hồ sơ xin visa tuyệt đối không được gửi qua đường fax hoặc đường bưu điện, nếu gửi qua fax hoặc bưu điện thì hồ sơ của bạn sẽ không được thụ lý và không được phê chuẩn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn được yêu cầu bổ sung hồ sơ, bạn có thể gửi fax đến Đại sứ quán.

Thời gian tiếp nhận thủ tục ở Đại sứ quán: Buổi sáng từ 9h30 - 11h tất cả những ngày trong tuần từ thứ hai tới thứ Sáu (trừ các ngày nghỉ lễ của Sứ Quán). Bạn có thể tìm hiểu về ngày nghỉ lễ của Đại sứ quán tại website chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.

Lệ phí xin visa đối với visa hiệu lực 1 lần, lệ phí là 640.000 VNĐ, đối với visa hiệu lực phổ thông lần lệ phí là 1,250.000 VND. Ngoài ra thì lệ phí này có thể thay đổi theo từng thời điểm khác nhau. Nếu như hồ sơ bạn chưa đầy đủ, bạn được thông báo trực tiếp tại Đại sứ quán. Bạn sẽ phải chuẩn bị và nộp hồ sơ sau khi đã đủ hồ sơ cần thiết.

Khi tới nộp giấy tờ bạn cần mang theo CMND, giấy giới thiệu để ra vào cổng Đại sứ quán. Bên cạnh đó bạn cũng cần cầm theo bản photo công chứng trong trường hợp cần thiết. Tuy nhiên, bạn lưu ý hiện nay Đại sứ quán Nhật Bản không tiếp nhận cá nhân đến nộp hồ sơ xin visa; bạn cần thông qua các đơn vị du học, hoặc tốt nhất là được bảo lãnh từ trường như sinh viên VTI Education.

Phỏng vấn xin visa du học Nhật Bản

Đối với nhiều bạn bạn trẻ, phỏng vấn xin visa luôn là một thách thức trong giai đoạn xin visa. Đại sứ quán sẽ có thể yêu cầu bạn đến phỏng vấn trực tiếp vì vậy bạn cần luôn ở trong tư thế sẵn sàng và giữ vững tinh thần thoải mái, chuẩn bị ôn lại kiến thức tiếng Nhật thật tốt. Sự tự tin, thái độ nghiêm túc trong cuộc phỏng vấn sẽ là điểm cộng cho người phỏng vấn. Sẽ có những câu hỏi bằng tiếng Việt, ngoài ra bạn có thể sẽ được hỏi bằng tiếng Nhật nhằm kiểm tra năng lực tiếng Nhật của bạn. Do đó, bạn nên trau dồi khả năng tiếng Nhật thật tốt để ứng biến với những tình huống gặp phải trong cuộc phỏng vấn.

Khi phỏng vấn bạn cần chuẩn bị các hồ sơ sau để tới Đại sứ quán phỏng vấn:

• Mang theo CMND/CCCD gốc và một bản photo.
• Giấy biên nhận hồ sơ xin Visa (giấy hẹn lấy kết quả, khi bạn nộp hồ sơ ban đầu ) – một bản photo.
• Giấy xác nhận học tiếng Nhật
• Chứng chỉ tiếng Nhật (1 bản photo hoặc gốc nếu có).
• Mang theo bút bi đen để điền Tờ khai thông tin

Trước lúc vào phỏng vấn, bạn sẽ được phát tờ lý lịch khi đó bạn phải khai thông tin lý lịch của mình vào đó. Lưu ý: bạn nên trả lời câu hỏi một cách xúc tích ngắn gọn, cung cấp đầy đủ thông tin và giảm thiểu lan man dài dòng. Bởi vì thời gian dành cho một cuộc phỏng vấn là có hạn.

Thời gian nhận kết quả xin visa du học Nhật

Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa du học Nhật tối thiểu là 15 ngày làm việc hành chính. Trong trường hợp Đại sứ quán yêu cầu bạn phỏng vấn, thời gian xét visa sẽ kéo dài lâu hơn. Sau khi việc xét duyệt kết thúc Đại sứ quán sẽ thông báo với bạn trực tiếp bằng điện thoại.

Thời gian trả kết quả visa: từ 14h đến 15h30 chiều tất cả những ngày trong tuần từ thứ 2 tới thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Đại sứ quán).